Les logiciels de gestion documentaire (GED) sont des outils performants et incontournables de nos jours dès lors qu’il s’agit de permettre aux collaborateurs de travailler en équipe et de gérer les documents tout au long de leur cycle de vie.
Ces solutions facilitent grandement la prise en main, puisqu’ils se pilotent comme un simple site Internet, ne nécessitent pas d’installation sur l’ordinateur de l’utilisateur, et sont accessibles de n’importe quel endroit par un simple navigateur Internet.
Néanmoins, si l’objectif d’une gestion documentaire pour les utilisateurs reste la faculté de retrouver et partager facilement les documents, il est nécessaire d’avoir une méthodologie de classement des documents qui corresponde aux métiers ou aux préoccupations et contextes de l’entreprise.
Le logiciel de gestion documentaire (GED ou GEIDE) ne doit plus seulement être un lieu de stockage de documents, mais bien une base vivante des documents, qui permet l’interaction entre les différents acteurs : communication, formulation d’avis, évaluation des intérêts et besoins…
Les demandes, suivant les services, peuvent être radicalement différents et pourtant, avec un peu d’expérience, il est tout à fait possible de retrouver des modèles théoriques et des méthodes d’organisation qui permettent d’utiliser de façon très efficace le même outil de gestion documentaire pour la totalité des préoccupations.
Vous trouverez ce sur cette page les étapes de la mise en place d’une GED de l’étude préalable à la mise en œuvre.
Les entreprises ne sont pas les seules concernées par la mise en place d’une GED. Les associations et les collectivités locales peuvent y trouver un intérêt à la mesure du volume documentaire circulant, qu’on sait important dans les administrations. Les bibliothèques peuvent notamment en bénéficier comme le montre cet exemple.
Principe d’une mise en place d’une GED en mode SaaS (Software as a Service).
Software :
Il s’agit d’une solution de gestion documentaire en mode FullWeb.
Ce qui sous entend, que l’information est centralisée sur un serveur, et accessible directement par un navigateur Internet de base, généralement IE, Chrome ou Firefox.
De fait, la mise en place d’une GED dans l’entreprise ne nécessite aucune installation sur les postes locaux des différents utilisateurs, ce qui facilite d’autant son déploiement.
la gestion documentaire est native Web 2.0, et s’utilise comme un simple site Internet / Intranet, à la différence près, qu’en réalité, il s’agit d’une plate forme de gestion complète.
L’objectif est de démocratiser l’emploi des solutions de gestion complexes au travers des masques immédiatement identifiables par ses utilisateurs, à l’instar des logiciels en « boite » rébarbatifs, qui nécessitent souvent une formation laborieuse pour une utilisation qui réclamerait au contraire, un maximum de fluidité.
As a Service :
Mais la technologie ne vaut que par l’intelligence qu’on lui donne :
D’ordinaire, il est admis que l’emploi des logiciels est soumis à un quota d’utilisateurs en fonction d’un package acheté, voir même, limité par des clés uniques pour chaque utilisateur.
Cet état de fait va à l’encontre de toute logique de partage et de pérennité de l’information au sein de l’entreprise.
La réponse naturelle est donc de laisser l’entreprise libre quant à l’attribution des droits d’accès et la déclaration des profils utilisateurs, sans que cela influence en quoique ce soit les budgets de l’entreprise.
L’objectif unique de la GED est de favoriser le travail collaboratif et le partage des connaissances de l’entreprise, en prenant également la décision de ne pas limiter le nombre d’utilisateurs.
Pôle de compétitivité et avantages
Le but est notamment d’augmenter la compétitivité de l’entreprise par une gestion collaborative des projets et des procédures. Il s’agit d’un gisement de plus de 40% de gains.
Les principaux avantages d’une gestion de document qui intègre un workflow en mode fullweb :
Un logiciel de collaboration qui s’adapte à vos projets, de la simple collaboration de travail sur un document ou d’une gestion complète QSE intégrant des processus de validation peut vous apporter une solution de gestion collaborative qui structure le travail de vos équipes.
Réunir les équipes, les outils et les documents : Les équipes, internes ou externes, travaillent sur un même projet ou à partir d’une source documentaire.
Mais elles sont souvent confrontées à un problème récurrent : elles ne sont pas toujours sur le même site pour travailler, les documents sont éclatés en divers endroits, y compris sur les postes des utilisateurs eux-mêmes.
L’objectif est donc de centraliser le projet au travers une gestion collaborative accessible d’où que l’on soit:
- Collaborer avec ses collègues, partenaires et clients, avec un seul outil.
- Rester connecté : la plate-forme collaborative permet par un simple navigateur internet d’accéder aux documents, d’échanger des informations, de gérer la correspondance, d’annoter des documents, de participer aux forums…
