La facture électronique est un outil de plus en plus utilisé pour simplifier la gestion des factures et faciliter les échanges entre les entreprises.
Dématérialisation des factures
Grâce à la dématérialisation des factures, il est possible de les émettre et de les recevoir de manière électronique, évitant ainsi les contraintes liées au format papier.
Respect des obligations légales
Pour émettre une facture électronique, il est nécessaire de respecter certaines obligations légales et de suivre des procédures précises. La facture électronique a la même valeur juridique que sa version papier, à condition de respecter les exigences imposées par la loi.
Émission de la facture électronique
La première étape consiste à émettre la facture électronique elle-même. Pour cela, il existe différentes solutions et logiciels de facturation disponibles sur le marché. Il est également possible de faire appel à un prestataire spécialisé dans la dématérialisation fiscale.
Mentions obligatoires sur la facture électronique
Une fois la facture électronique émise, elle doit comporter certaines mentions obligatoires, telles que le numéro de facture, la date d’émission, les coordonnées du client, le détail des produits ou services facturés, ainsi que le montant total à payer.
Utilisation de la signature électronique
La facturation électronique offre également la possibilité d’utiliser la signature électronique sur outlook, garantissant ainsi l’intégrité du contenu et la validation de l’émetteur. Cette signature électronique peut être réalisée à l’aide d’un certificat électronique, garantissant l’authenticité de la facture.
Transmission de la facture électronique
Une fois la facture électronique émise, il convient de la transmettre au destinataire. Différentes méthodes peuvent être utilisées, telles que l’échange de données informatisé (EDI), la voie électronique sécurisée ou encore la transmission par le biais de plateformes telles que Chorus Pro. Ces solutions permettent d’assurer la traçabilité et la sécurité des échanges de factures.
Conservation et archivage des factures électroniques
Une fois réceptionnées, les factures électroniques doivent être conservées et archivées selon les règles en vigueur. L’administration fiscale autorise en effet l’archivage électronique des factures, à condition que celui-ci garantisse l’intégrité du contenu et la lisibilité des documents sur une période de 6 ans.
Les avantages de la facture électronique
La facture électronique présente de nombreux avantages, tant pour les émetteurs que pour les destinataires. Elle permet d’automatiser et de simplifier le processus de facturation, réduisant ainsi les coûts administratifs et les délais de paiement. De plus, elle favorise la dématérialisation des factures et contribue à la réduction de l’empreinte environnementale liée à l’utilisation du support papier.
Adoption de la facturation électronique
Les grandes entreprises et le secteur public font déjà un usage intensif de la facturation électronique, mais cette pratique s’étend également aux petites et moyennes entreprises ainsi qu’aux micro-entreprises. La directive européenne et la loi Macron ont d’ailleurs encouragé son adoption en fixant des objectifs de dématérialisation des factures dans les marchés publics.
Conclusion
Faire une facture électronique nécessite de respecter certaines obligations légales et de choisir les outils adaptés. Grâce à la dématérialisation des factures, il est possible de simplifier et d’automatiser le processus de facturation, tout en optimisant la gestion et la traçabilité des documents. La facture électronique présente de multiples avantages, tant pour les émetteurs que pour les destinataires, tels que des gains de temps, des économies de coûts et une meilleure gestion des flux de factures.
