Dans notre ère numérique, les emails sont devenus un élément central de notre communication quotidienne, tant professionnelle que personnelle. Avec la multiplication des messages reçus chaque jour, il est essentiel de savoir gérer sa boîte de réception email pour ne pas se laisser submerger et optimiser son temps. Dans cet article, nous allons vous montrer quelques astuces et outils pour mieux organiser votre boîte de réception.
Organisation et méthode : la clé d’une boîte de réception bien tenue
Pour éviter de perdre du temps à chercher des emails ou à faire le tri entre l’important et le superflu, il faut mettre en place une méthode efficace d’organisation de sa boîte de réception.
Archivage et classement des emails
Au fur et à mesure de leur arrivée dans votre boîte de réception SFR Mail, Gmail, Outlook ou autre, il est primordial de trier les emails en fonction de l’importance, de l’urgence et de la nature de leur contenu. Certaines messageries proposent des options d’agencement automatique qui permettent, par exemple, de mettre en avant les emails non lus.
Vous pouvez également créer des dossiers spécifiques pour classer vos messages par catégorie ou par projet.
Nettoyer régulièrement sa boîte de réception
Ne laissez pas des vieux mails s’accumuler sans fin dans votre boîte de réception. Fixez-vous des créneaux réguliers pour faire le ménage et supprimez les messages inutiles, sans oublier les spams.
Avoir une stratégie d’action pour chaque email
Pour être efficace dans la gestion de sa boîte de réception, il est important de se poser la question suivante à chaque nouvel email : « Quelle action dois-je entreprendre suite à ce message ? ». Ainsi, si l’email demande une réponse immédiate ou urgente, traitez-le sur-le-champ.
Si vous devez y revenir plus tard, n’hésitez pas à utiliser des rappels via votre messagerie ou un logiciel dédié pour ne pas oublier d’y répondre.
Savoir utiliser les outils adéquats pour gérer sa boîte de réception email
Les messageries proposent généralement plusieurs outils intégrés qui peuvent vous aider à mieux organiser votre boîte de réception :
Filtres et règles de messages
Les filtres permettent de trier automatiquement les emails en fonction de critères prédéfinis, tels que l’expéditeur, le sujet ou la présence de certains mots-clés dans le corps du message.
Ils sont particulièrement utiles pour diriger directement certains emails vers des dossiers spécifiques, archiver automatiquement les messages dont on n’a plus besoin ou rejeter les emails indésirables.
Notifications intelligentes
Pour éviter d’être constamment dérangé par des notifications intempestives, il est possible de paramétrer son logiciel pour qu’il n’affiche que les notifications relatives aux emails importants ou urgents.
Utiliser une adresse email dédiée à certaines activités
Créer une adresse email spécifique pour des activités comme les inscriptions sur les sites web, les abonnements aux newsletters et autres éléments non liés à votre travail peut faciliter la gestion de votre boîte de réception principale.
Ainsi, vous limitez les distractions et concentrez votre attention seulement sur ce qui est important.
D’autres astuces pour optimiser la gestion de sa boîte de réception
Raccourcis clavier et commandes rapides
Apprendre à utiliser les raccourcis clavier et les commandes rapides proposées par votre messagerie permet d’accélérer grandement le traitement des mails.
Prenez donc un peu de temps pour consulter la liste des raccourcis disponibles et les mémoriser, cela vous fera gagner du temps sur le long terme.
Mettre en place des réponses pré-enregistrées
Pour les messages récurrents ou nécessitant une réponse standardisée, il peut être intéressant de créer des réponses pré-enregistrées que vous pourrez envoyer rapidement sans avoir à rédiger entièrement chaque réponse.
Cette technique s’avère particulièrement utile pour répondre aux demandes courantes (comme l’envoi d’un document) ou aux questions fréquemment posées.
Programmer l’envoi de ses emails avec Boomerang
Boomerang est un outil qui vous permet de programmer l’envoi d’un email à une heure précise. Cette fonctionnalité peut être utile lorsque vous souhaitez envoyer un message en dehors de vos heures de travail ou si vous craignez d’oublier de le faire plus tard. Il vous suffit de rédiger votre email comme d’habitude et de choisir l’heure à laquelle il sera envoyé.
Se désabonner facilement des newsletters non désirées avec Unroll.me
Unroll.me est un service qui facilite grandement le désabonnement aux newsletters non désirées. En un clic, vous pouvez vous désabonner de toutes les listes de diffusion inutiles et ainsi diminuer considérablement le nombre de mails reçus chaque jour.
En suivant ces conseils et en vous adaptant au mieux à votre environnement de travail et à vos besoins, vous serez à même de gérer efficacement votre boîte de réception email et de passer moins de temps sur cette tâche pour vous concentrer sur l’essentiel.
