Saviez-vous que 40 à 80 % de toutes les mises en œuvre de systèmes de gestion des actifs de l’entreprise/logiciels de GMAO rencontrent des difficultés ? Si vous voulez garantir une mise en œuvre sans faille d’un logiciel de GMAO, évitez les pièges courants en suivant les étapes suivantes. Pour rappel GMAO signifie Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur et EAM Enterprise Assets Management.
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Trouvez une personne au sein de votre organisation pour diriger le projet
Trouvez une personne au sein de votre organisation qui a les compétences et le désir de mettre en œuvre avec succès un logiciel de gestion de la maintenance. Cette personne doit avoir de solides compétences en informatique, une expérience de la maintenance et suffisamment de temps en dehors de ses fonctions habituelles pour se consacrer au projet. Cette personne sera chargée de gérer activement la mise en œuvre du logiciel de GMAO et de répondre à tous les problèmes qui peuvent survenir, notamment les difficultés techniques et la résistance des employés.
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Choisissez le bon logiciel EAM/CMMS
Ne vous précipitez pas pour acheter un logiciel de maintenance préventive, car cela pourrait vous conduire à faire le mauvais choix. Avant de faire le tour du marché pour un système de GMAO, déterminez exactement ce que vous avez besoin que le logiciel fasse, quels modules sont essentiels pour les besoins de votre entreprise, et si vous aurez besoin que le logiciel s’interface avec d’autres systèmes. Une fois que vous aurez défini l’étendue de vos besoins en matière de gestion des actifs techniques et de maintenance préventive, commencez à chercher le logiciel approprié.
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Obtenez l’engagement total de la direction générale
Souvent, la direction n’a pas une idée précise des ressources initiales et permanentes qu’exige la mise en œuvre d’un logiciel de GMAO. Outre le coût du logiciel lui-même, vous devez également prendre en compte les dépenses liées à :
- La personnalisation
- L’intégration
- La maintenance
- La formation
- La collecte et la saisie des données
Si les cadres supérieurs ont une idée claire de ce que le projet impliquera et coûtera, vous aurez plus de chances d’obtenir leur engagement total. Les cadres supérieurs doivent adopter la mise en œuvre d’un logiciel de gestion de la maintenance comme une initiative au niveau de l’entreprise, y consacrer du temps et de l’énergie, et garder tout le monde sur la bonne voie pour garantir une mise en œuvre réussie.
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Obtenez l’adhésion de votre équipe
Les employés ne seront pas tous satisfaits du nouveau logiciel, soit parce qu’ils sont réfractaires à la technologie, soit parce qu’ils pensent que l’outil finira par les mettre au chômage. Obtenez l’adhésion de votre équipe dès le début du processus en la sensibilisant à l’aide de notes d’information et de séances de questions-réponses. Après tout, le logiciel ne fonctionnera pas si les employés ne l’utilisent pas. Il est important d’obtenir l’adhésion de tous, car les travailleurs réfractaires peuvent causer des problèmes inutiles qui surgiront plus tard.
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Faites participer les services clés au processus de planification
Il est essentiel de planifier soigneusement la mise en œuvre d’un logiciel de GMAO. Les services qui seront concernés, tels que les opérations, les achats, la production et l’informatique, doivent être inclus dans le processus de planification. Déterminez les processus opérationnels à améliorer dans ces services et fixez des objectifs pour ce qui doit être accompli.
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Transférez les données de manière efficace et complète
Les données sont l’épine dorsale d’un système EAM/CMMS efficace. Investissez dans les services de migration de données de votre fournisseur, car plus vos données sont propres et organisées, moins il faudra de temps pour que votre logiciel de maintenance soit opérationnel sans interruption.
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Déterminez les rapports dont vous avez besoin
Avant de commencer à mettre en œuvre votre nouvelle GMAO, déterminez exactement les rapports que le système doit produire. Organisez des réunions avec le personnel pour déterminer quels rapports ils aimeraient voir, qui analysera les rapports, et quels rapports sont les plus critiques pour votre organisation, à court et à long terme. Configurez votre logiciel de maintenance pour produire les rapports dont vous aurez besoin.
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Profitez des services de mise en œuvre et de formation de votre éditeur
Si votre fournisseur de GMAO propose des services de mise en œuvre et de formation, ne les négligez pas. Votre fournisseur peut vous aider à planifier votre projet, à migrer les données, à configurer le système en fonction de vos besoins, à mettre en place un processus efficace et à former les utilisateurs finaux. Si vous essayez de réduire les coûts de mise en œuvre d’un logiciel EAM/CMMS en adoptant une approche bricolée, les performances du système risquent d’être inférieures à celles prévues et les avantages escomptés ne seront pas au rendez-vous.
Les logiciels EAM/CMMS vous permettent de prendre le pouls de votre service de maintenance et d’apporter des améliorations continues à vos opérations de maintenance au fur et à mesure que votre entreprise évolue. Pour maximiser les avantages d’un logiciel de maintenance, choisissez un fournisseur de GMAO fiable ayant fait ses preuves et prêt à s’associer à vous tout au long de la mise en œuvre et de la gestion continue de votre programme de maintenance préventive.
